ИНТЕРАКТИВНЫЙ
БУКЛЕТ
БУКЛЕТ
ДЛЯ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ HOSTER.KZ
Последние несколько лет наша компания активно расширяется: открылся новый отдел Контакт-центра, увеличилось количество специалистов в отделе продаж, технической поддержки и веб-разработки — нас уже 79 человек. И возник вопрос, как помочь новичкам быстрее «влиться» в рабочий процесс, прочувствовать атмосферу компании.
Задачи
В связи с расширением штата появились следующие организационные вопросы:
-
Как помочь новому сотруднику адаптироваться на рабочем месте
-
Сориентироваться в офисном пространстве, особенно, если кабинеты расположены на двух этажах бизнес-центра
-
Как быстро найти нужного специалиста не мучаясь вопросом «Как зовут того парня/девушку, что сидит в соседнем кабинете у окна?».
Разработка идеи
В первые несколько дней новый сотрудник получает огромное количество информации, которую нужно как-то запомнить и систематизировать. Задача компании помочь человеку не «утонуть» в потоке информации, разобраться во всем, понять, что к чему и где. В качестве такого инструмента решили использовать буклет нового сотрудника.
Первый этап
В первом этапе разработки идеи было решено создать стандартный бумажный буклет нового сотрудника — в формате одного листа А4. Вся информация в буклете была разделена на смысловые блоки — местонахождение сотрудников по этажам и кабинетам с указанием имени, номера телефона, информации о внутреннем рабочем распорядке и общении внутри компании.
Трудности
Бумажный буклет заметно облегчил процесс адаптации нового сотрудника в компании, но в конечном счете оказался неудобным из-за ряда причин. При появлении в штате каждого новичка - дизайнеру приходилось оперативно вносить правки в буклет, а офис-менеджеру распечатывать обновленный вариант для каждого нового сотрудника. При активном расширении штата компании на обновление буклета уходило много рабочего времени.
Решение
-
Поиск расположения коллег (кабинет, рабочее место) с возможностью выбора сотрудников одного отдела по всем кабинетам на этаже. Кликнув на нужный отдел - на карте показываются местоположения рабочих мест всех сотрудников данного отдела.
-
Контактные данные коллег - при клике на иконку сотрудника на карте появляется карточка с указанием его полного имени, рабочего телефона для связи.
Итоговая структура буклета
В итоге была утверждена следующая структура интерактивного буклета:
Карта расположения сотрудников с разделением по этажам, местонахождения «переговорки», корпоративной фотостудии, кухни, библиотеки, склада, «серверной».
Вкладка Номера телефонов для быстрой связи с нужным сотрудником.
Внутренние правила содержат информацию об общих правилах внутри компании, распорядке рабочего дня, работе с документами и информацией. Расписаны повседневные действия - как мы обращаемся друг к другу, как одеваемся, как содержим свои рабочие места, как исполняем свои обязанности, где кушаем и отдыхаем в послеобеденное время.
Вкладка Обои содержит картинки на заставку рабочего стола компьютера, нарисованные в фирменном стиле компании.
Распорядок дня схематично показывает основные моменты рабочего дня каждого Хостерца.
Вкладка 10 ценностей Хостерца расскажет об атмосфере в компании и принципах работы в коллективе.
Календарь покажет государственные и корпоративные праздники, отмечаемые в компании.
Вкладка Полезное содержит информацию по дежурству (только для менеджеров), о кухне, библиотеке и другие важные мелочи, которые необходимо знать каждому новичку.
Итог
Нам удалось реализовать все поставленные цели и задачи. С внедрением буклета в рабочую среду компании время адаптации новичков сократилось на 40%, а время на актуализацию информации в буклете теперь вообще не тратиться, так как буклет интегрирован с корпоративным порталом Битрикс 24.